Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen als (contactpersoon van een) cliënt worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”) en de AI-Verordening (Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juni 2024 tot vaststelling van geharmoniseerde regels betreffende artificiële intelligentie en tot wijziging van de Verordeningen (EG) nr. 300/2008, (EU) nr. 167/2013, (EU) nr. 168/2013, (EU) 2018/858, (EU) 2018/1139 en (EU) 2019/2144, en de Richtlijnen 2014/90/EU, (EU) 2016/797 en (EU) 2020/1828), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. Daarnaast krijgt u meer informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit (afzonderlijk of gezamenlijk met de advocaten vermeld op onze website www.publiekrechtboutique.be):
Publiekrecht Boutique BV, met maatschappelijke zetel te Ophovenstraat 85A, 3680 Maaseik en kantoorhoudende te Sint-Martensbergstraat 9, 3600 Genk, met ondernemingsnummer 1042.047.640.

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:
- via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
- via e-mail: info@publiekrechtboutique.be

2. DOELEINDEN

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

Algemene en juridische dienstverlening aan cliënten
Naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving
Organisatie van seminaries en evenementen
Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties
Facturatie en boekhouding
Geschillenbeheer
Optimalisatie van de website, o.a. via cookies en contactformulier

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

2.1. Algemene en juridische dienstverlening aan cliënten

Met het oog op het verlenen van algemene en juridische dienstverlening aan onze cliënten verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, BTW-nummer), persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, taal, nationaliteit), familiale gegevens (mogelijk ook gegevens met betrekking tot minderjarigen), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en enige andere informatie die aan ons wordt bezorgd voor de behandeling van uw zaak (incl. mogelijk bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid) of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen), en video- en beeldopnames.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, mandaten op te nemen (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, etc.), juridische opleidingen aan te bieden, opvolging te verzekeren in geval van stopzetting van onze activiteiten, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op:

in geval van een particuliere cliënt: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst voor juridische dienstverlening met de cliënt (art. 6.1, b) AVG). Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan banken en verzekeringsmaatschappijen, een technisch raadsman, een notaris, een gerechtelijk bewindvoerder of een ander gerechtelijk mandataris op verzoek van deze derde partijen, vragen wij daartoe uw toestemming (art. 6.1, a) AVG), tenzij er een rechterlijke uitspraak is die tot de doorgifte noopt. Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan de opvolgende advocaat in geval van stopzetting van onze beroepsactiviteit, vragen wij daartoe uw toestemming (art. 6.1, a) AVG).
in geval van een professionele cliënt/andere partijen: ons gerechtvaardigd belang om onze juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënt (art. 6.1, f) AVG).

De rechtsgrond voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens is gebaseerd op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9.2, f) AVG) respectievelijk op de verdediging van de belangen van onze cliënten (art. 10 AVG juncto art. 10.1, 2° Wet Bescherming Persoonsgegevens).

In geval van online vergaderingen zal steeds voorafgaandelijk aangekondigd worden dat de vergadering opgenomen via beeld en/of audiomateriaal en/of getranscribeerd wordt door een AI-tool. Door uw (blijvende) deelname aan de vergadering wordt u geacht expliciet toestemming te hebben gegeven (art. 6.1, a) AVG).

In het kader van de behandeling van uw dossier kunnen bepaalde persoonsgegevens verwerkt worden via een generatief AI-systeem. U wordt geacht toestemming te verlenen door ondertekening van onderhavige opdrachtbrief (artikel 6.1, a AVG) m.b.t. het gebruik van zijn persoonsgegevens via een AI-tool. Elke verwerking met een AI-systeem gebeurt onder menselijke controle, overeenkomstig artikel 22 AVG en artikel 29 AI-Verordening. De output van de AI-tool wordt nooit als bindend beschouwd. De beslissing wordt genomen door behandeld advocaat.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde (o.a. openbare bronnen en databanken, bevolkingsregister, companyweb of gelijkaardige toepassingen, rechterlijke instanties, onderzoeksrechter, politiediensten,…) .

Voor doeleinden van juridische dienstverlening aan onze cliënten houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het afsluiten van het dossier (plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen indien nodig met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van het verlenen van onze juridische dienstverlening (gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, advoca(a)t(en) van de tegenpartij of een professionele tegenpartij die optreedt zonder bijstand van een advocaat, opvolgende advocaat, banken en verzekeringsmaatschappijen, zorginstellingen, een technisch raadsman, een gerechtspsycholoog, expert of een gerechtelijk mandataris (bijv. notaris, gerechtelijke bewindvoerder) die bij vonnis of arrest is aangesteld). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.2. Naleving vanwitwaspreventie- en anti-fraudewetgeving

Met het oog op de naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoon- en faxnummer), rijksregisternummer, identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt), persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit), gerechtelijke gegevens (veroordelingen, lopende geschillen) en eventueel andere informatie die wij in dit kader moeten opvragen en/of ontvangen.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onder meer de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting zoals omschreven in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (art. 6.1, c) AVG) – en voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen (bijv. in het kader van de algemene identificatieplicht) – ons gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische dienstverlening waakzaam te zijn voor witwaspraktijken(art. 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het afsluiten van het laatste dossier (plus een verificatieperiode van 1 jaar), tenzij deze langer dienen te worden bewaard in de context van een concreet misdrijf.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen indien nodig met derde partijen met wie we samenwerken in het kader van de naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving (overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, advocaat, de stafhouder). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.3. Organisatie van seminaries en evenementen

Met het oog op de organisatie van seminaries en evenementen verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), informatie over beroep en betrekking (functie), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en video- en beeldopnames.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om juridische opleidingen, seminaries en andere evenementen te organiseren. De video-, audio-, en beeldopnames genomen tijdens het seminarie of evenement laten ons toe om hierover te communiceren via onze website en sociale media.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst tot deelname aan het seminarie of evenement met de deelnemer (art. 6.1, b) AVG) of, indien u een contactpersoon bent van een professionele cliënt, ons gerechtvaardigd belang om onze verplichtingen onder de overeenkomst met onze cliënt na te leven (art. 6.1, f) AVG). Wanneer wij gerichte afbeeldingen of video’s van u nemen tijdens een seminarie of evenement en deze willen delen op onze website en sociale media, zullen wij daartoe uw toestemming vragen (art. 6.1, a) AVG.

Tijdens fysieke evenementen kan, bijvoorbeeld, gewerkt worden met stickers om te onderscheiden tussen deelnemers die wel en niet hun toestemming hebben gegeven voor het nemen en publiceren van hun afbeeldingen. Voor online evenementen worden deelnemers geacht wanneer zij hun camera aanzetten en/of mondeling tussenkomen dit beschouwd zal worden als de toestemming van de betrokkene voor het opnemen van hun beeld en/of audioopnames.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van de organisatie van seminaries en evenementen houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afloop van het seminarie of evenement (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij samenwerken voor de organisatie van opleidingen of evenementen (co-organisatoren van het seminarie en/of evenement, fotograaf, sponsors, aanbieders van externe locaties waar het seminarie en/of evenement plaatsvindt). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.4. Nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties

Met het oog op het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties te versturen, zoals updates over juridische ontwikkelingen, informatie over producten en diensten van de advocaat, kerstkaarten, etc..

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te promoten bij (contactpersonen bij) cliënten (art. 6.1, f) AVG) (plus een verificatieperiode van 1 jaar). [Indien u zich heeft ingeschreven op onze nieuwsbrief, ontvangt u onze commerciële communicaties omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven (art. 6.1, a) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties houden wij uw persoonsgegevens bij zolang u cliënt bij ons bent, d.i. tot 1 jaar na het afsluiten van het laatste dossier. U kan zich vanzelfsprekend op elk ogenblik uitschrijven van onze communicaties. In dat geval zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens stopzetten.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie we samenwerken in het kader van het versturen van nieuwsbrieven en andere commerciële communicaties [(leveranciers van software die wij gebruiken voor het verzenden van commerciële communicaties, aanbieders van marketingtools).

Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers)]. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.5. Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/diensten.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening. Dit is noodzakelijk om onze boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6.1, c) AVG) en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen – op het gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van onze facturatie en boekhouding (ons accountantskantoor, externe bedrijfsrevisor, overheidsdiensten, banken- en verzekeringsmaatschappijen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers).

Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.5. Facturatie en boekhouding

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.6. Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …), informatie over beroep en betrekking, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (potentieel) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (art. 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden met wie wij samenwerken in het kader van ons geschillenbeheer (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien noodzakelijk (overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons accountantskantoor, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.7. Optimalisatie van de website, o.a. via cookies en contractformulier

Met het oog op de optimale werking en surfervaring van bezoekers op onze website, verwerken wij mogelijk uw elektronische identificatiegegevens (IP adres en cookies).

Deze gegevens laten ons toe om u een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website op te zetten.

Analytische, advertentie- en sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daarvoor uw toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6.1 a) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

De bewaartermijn verschilt per cookie. U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik wijzigen (voor meer informatie, zie Cookieverklaring).

Met het oog op het opvolgen van een verzoek tot contact dat u via onze website heeft ingediend, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam) en enige andere informatie die u ons bezorgt.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op doe toestemming die u ons heeft gegeven door uw persoonsgegevens door te geven voor de hierboven vermelde doeleinden (art. 6.1 a) AVG).

Voor het opvolgen van een contactverzoek houden wij uw persoonsgegevens bij tot maximum 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het initiële contact.

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie we samenwerken voor onze website (IT en softwareproviders). Zie ook onze Cookieverklaring in dit verband. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

3. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

een verzoek om inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens;
een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij noodzakelijk voor de behartiging van het dossier;
een verzoek om uw toestemming in te trekken;

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN).

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto art. 5.2 AVG (art. 6.1, c) AVG). Wij kunnen u vragen uw verzoek te motiveren en/of ons een bewijs van identiteit te bezorgen, bijv. een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart.

U kan ons voor de uitoefening van uw rechten steeds contacteren:

via post: naar het aan het begin van deze privacyverklaring vermelde adres, met vermelding “Privacy”
via e-mail: info@publiekrechtboutique.be

5. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via www.publiekrechtboutique.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.